Word 문서를 PDF로 변환하는 것이 가장 좋은 옵션은 언제인가요?

문서 공유는 모든 전문적인 의사소통 과정에서 필수적인 부분이지만, 보낼 때 가장 적합한 파일 형식에 대한 의문이 종종 제기됩니다. Microsoft Word가 텍스트 편집에 널리 사용되기는 하지만, PDF는 많은 상황에서 더 현명한 선택이 될 수 있는 장점을 제공합니다. 서식을 유지하는 것부터 여러 기기 간의 호환성까지, 문서를 PDF로 변환하는 것은 단순히 형식을 바꾸는 것만이 아니라 내용이 변경이나 오류 없이 그대로 전달되도록 하는 것입니다.

1. 저장된 형식

내가 Word 문서를 PDF로 저장하고 보내는 것을 선호하는 주된 이유는 글꼴, 이미지, 표 및 전반적인 레이아웃이 그대로 유지되도록 하기 위해서입니다. PDF로 저장된 Word 문서는 고정 레이아웃 파일 형식으로 변환되기 때문에 페이지에서 모든 요소의 정확한 위치를 지정하고 저장하기 때문입니다.

예를 들어 Word 문서가 있고 이를 이메일로 다른 사람에게 보내고 싶다고 가정해 보겠습니다. 수신자에게 Microsoft Word가 있을 수도 있지만, 그것이 그들이 화면에서 여러분이 만든 내용을 정확히 볼 수 있다는 것을 의미하지는 않습니다. 특히 수신자가 오래된 버전의 프로그램을 사용하거나 기능과 도구가 적은 프로그램을 사용하는 경우 더욱 그렇습니다. 반면, 문서를 PDF로 저장하고 보내면 장치에서 다른 장치로 전송하는 동안 문서 형식이 동일하게 유지될 가능성이 높아집니다.

또한 읽기: 블루 라이트에서 Amazon Echo 중지를 수정하는 상위 6가지 방법

또한 가져온 글꼴이나 Microsoft 365 구독자만 사용할 수 있는 글꼴 유형이 포함된 Word 문서를 보내는 경우, 구독자의 시스템에 동일한 글꼴이 없으면 텍스트가 대체 글꼴로 바뀝니다. 그러나 PDF 파일에는 문서 작성 중에 사용된 글꼴이 포함되는 경향이 있으므로 수신자의 설정에 관계없이 동일하게 유지됩니다.

주의
PDF에 복잡하거나 큰 글꼴을 포함시키면 파일 크기가 상당히 커질 수 있다는 점을 유의하세요.

2. 폭넓은 합의

2008년 XNUMX월까지 PDF는 Adobe가 소유하고 관리했기 때문에 사람들이 파일을 열 때 소프트웨어 제한이나 호환성 문제가 발생할 수 있었습니다. 하지만 그 이후로 이 형식은 공개 표준이 되었고, 노트북, 데스크톱 컴퓨터부터 스마트폰, 태블릿까지 거의 모든 기기에서 누구나 PDF 파일을 읽을 수 있게 되었습니다. 사실, 대부분의 최신 기기에는 무료로 PDF 리더가 내장되어 있습니다.

그 결과, 다른 형식의 Word 문서를 요청하는 귀찮은 이메일 답장은 이제 끝났습니다. 가장 중요한 점은, 빠르게 변화하는 세상에서 사용자는 까다로운 Microsoft Word 모바일 앱의 사용자 인터페이스를 탐색할 필요 없이 이동 중에 PDF 형식으로 전송된 Word 문서를 볼 수 있다는 것입니다.

또한 읽기: 특정 앱의 화면을 켜진 상태로 유지하는 5가지 Android 앱

어떤 프로그램의 호환성을 판단하기 위한 나의 최종 테스트는 아버지(신의 자비가 그에게 있기를)가 그 프로그램과 상호 작용하는 것입니다. 제가 그에게 Microsoft Word 문서를 보냈을 때, 그는 문서를 여는 데 어려움을 겪었고, 인터페이스가 복잡하다고 느꼈으며, 의도치 않게 문서를 변경했다고 했습니다. 제가 그에게 PDF 파일을 보냈을 때, 그는 태블릿과 휴대폰에서 쉽게 파일을 열 수 있었고, 아무 문제 없이 스크롤하고 확대/축소할 수 있었으며, 의도치 않게 내용을 변경한 적도 없었습니다. 따라서 PDF 파일이 이 호환성 테스트를 통과했다고 자신 있게 말할 수 있습니다.

3. 잠긴 콘텐츠

일부 프로그램에서는 PDF 파일을 편집할 수 있지만, 이 형식으로 문서를 보내면 Word 문서에 비해 내용을 편집할 가능성이 낮습니다. 게다가 PDF가 수정되면 편집 흔적이 남는 경우가 많습니다. 예를 들어 메타데이터에 수정 날짜가 남는 경우가 있는데, 이를 통해 다른 사람이 원본 파일을 변경했는지 확인할 수 있습니다.

이러한 이유로 PDF 파일은 계약서나 편지와 같은 공식 문서나 기밀 문서를 보낼 때 유용합니다. 특히 수신자가 추가로 편집할 필요가 없는 경우에 유용합니다. PDF 파일은 비밀번호로 보호할 수도 있으며, 일부 PDF 편집기는 편집 권한을 제한하는 옵션을 제공합니다.

4. 더 작은 파일 크기

PDF 파일은 보기와 인쇄에 최적화되어 있습니다. 즉, 표 구조와 단락 설정 등의 문서 서식 데이터는 제거되지만 모양은 그대로 유지됩니다. 이러한 파일은 이미지에 벡터 그래픽을 사용하고 내장된 글꼴을 사용하여 텍스트를 효율적으로 인코딩하여 Microsoft Word 파일로 저장하고 전송하는 파일에 비해 파일 크기를 더욱 줄입니다.

또한 읽기: Google Duo 통화 기록을 찾고, 다운로드하고, 삭제하는 방법

Word 문서를 PDF 파일로 저장할 때 F12 키를 누르고 "저장 유형" 필드에서 "PDF"를 선택하면 최소 크기의 PDF 파일을 만들 수 있는 옵션이 제공됩니다.

"저장"을 클릭하기 전에 이 추가 단계를 거치면 파일 크기가 줄어들어 이메일 첨부 파일로 업로드하는 데 걸리는 시간도 단축됩니다. 필요하다면 이메일에 더 많은 파일을 첨부할 수도 있고, 이메일 수신자는 다운로드 속도가 빨라지고 기기에서 차지하는 공간이 줄어드는 이점을 얻을 수 있습니다. 하지만 작은 PDF 파일을 만들면 콘텐츠의 품질이 약간 떨어지지만, 그 차이는 대개 거의 눈에 띄지 않습니다.

Microsoft Word 문서를 PDF로 저장하고 보내어 호환성, 통합 및 일관성을 보장하는 것 외에도 OneNote 메모, Excel 스프레드시트, Outlook 이메일 및 PowerPoint 슬라이드에서도 동일한 작업을 수행할 수 있습니다.

Word 문서를 PDF로 변환하는 것은 단순한 형식적인 절차가 아닙니다. 이는 서식을 보존하고, 원치 않는 수정을 방지하고, 여러 장치와 플랫폼에서 광범위한 호환성을 보장하는 전략적인 선택입니다. 전문적이고 명확한 문서를 전달하고 싶다면 PDF가 그 자신감을 선사합니다. 이력서, 공식 보고서 또는 인쇄 가능한 양식을 보낼 때 PDF는 안정적이고 보안성이 뛰어나 많은 상황에서 이상적인 선택입니다.

또한보십시오

Excel에서 메모와 코멘트의 차이점은 무엇인가요?

매일 NAS를 최대한 활용하는 효과적인 방법

이전 다음 것 1개 중 2개