성공적인 회의를 위한 단계별 준비 방법

중요한 회의를 준비하려면 프레젠테이션을 준비하거나 메모를 가져오는 것 이상이 필요합니다. 간단하고 사려 깊은 조치가 회의의 효율성과 결과에 큰 변화를 가져올 수 있습니다. 의제를 구성하는 것부터 예상되는 질문에 대답할 준비를 하는 것까지, 좋은 준비는 최선을 다해 회의 목표를 효과적으로 달성하는 데 도움이 됩니다.

6. 마이크와 카메라를 테스트합니다.

회의에 참석했는데 아무도 당신의 목소리를 들을 수 없고, 당신의 영상을 볼 수 없다는 걸 알게 되는 것보다 더 짜증나거나 비전문적인 일은 없습니다. 원인이 앱의 마이크 음소거 또는 카메라 꺼짐인 경우, 이 방법으로 빠르게 해결할 수 있습니다. 하지만 문제가 하드웨어에 있거나 소프트웨어에 심각한 결함이 있는 경우, 상황은 빠르게 악화될 수 있습니다. 마찬가지로, 오디오나 비디오 품질이 좋지 않은 것도 똑같이 당혹스러운 일일 수 있습니다.

또한 읽기: Notion 작업 공간 및 팀 공간을 삭제하는 방법

회의 중에 문제가 발생하지 않도록 항상 회의 전에 카메라와 마이크를 테스트하세요. 저는 보통 카메라 앱을 열고, 오디오가 포함된 짧은 영상을 녹화한 다음, 재생하여 모든 것이 예상대로 작동하는지 확인합니다. 또한 제가 사용할 회의 앱에서 마이크와 카메라를 직접 테스트해 보겠습니다. 이는 마지막 순간의 불필요한 스트레스를 예방할 수 있는 간단한 조치입니다.

주의
처음으로 새로운 화상 회의 앱이나 웹사이트를 사용하는 경우 앱이나 브라우저가 마이크와 카메라에 액세스할 수 있도록 권한 설정을 조정해야 합니다.

5. 올바른 계정에 로그인했는지 확인하세요.

본인이 직접 회의를 예약했거나 회의 초대를 받았더라도 초대장을 만들거나 받은 것과 동일한 계정으로 로그인해야 합니다. Zoom이나 Microsoft Teams 등 여러 계정 간에 전환하는 경우 잘못된 계정으로 로그인하면 링크를 열거나 통화에 참여하지 못할 수 있습니다.

브라우저를 사용할 때 기본 계정에 자동으로 로그인될 수 있습니다. 이것이 회의에 대한 올바른 계정이 아닐 경우, 회의에 참석하지 못할 수도 있습니다. 저는 Google Meet에서 이런 일을 여러 번 겪었습니다. 지연을 방지하려면 앱 페이지에서 올바른 계정을 사용하고 있는지 빠르게 확인하고, 필요한 경우 계정을 변경하세요.

4. 인터넷 연결이 안정적인지 확인하십시오.

모든 준비를 철저히 했더라도 인터넷 연결이 느리면 회의가 망칠 수 있습니다. 슬로우모션 영상, 뚝뚝 떨어지는 오디오, 무작위적인 중단은 나쁜 인상을 남길 수 있습니다. 이런 당혹스러운 상황을 피하기 위해 저는 항상 회의 전에 인터넷 속도를 확인합니다. 통화가 느리다고 느껴지면, 통화가 원활하게 진행될 수 있도록 몇 가지 조치를 취하세요.

또한 읽기: iPhone, iPad 및 Mac의 사진 앱에 iMessage 사진이 표시되지 않는 문제에 대한 상위 5가지 수정 사항

먼저, 내가 사용하는 장치의 대역폭이 가장 큰지 확인하기 위해 다른 장치의 연결을 끊습니다. 또한 백그라운드에서 실행 중인 불필요한 앱이나 다운로드도 닫으세요. 라우터에 가까이 있거나 유선 이더넷 연결을 사용하는 것도 도움이 됩니다. 혹시 모를 상황에 대비해 모바일 핫스팟과 같은 백업 장치를 준비해 두면, 문제가 생길 경우를 대비할 수 있습니다.

3. 참여하기 전에 모든 알림을 끄세요.

회의에서 화면을 공유하고 있는데 갑자기 모든 사람이 볼 수 있는 개인 메시지 알림이 팝업으로 뜬다고 상상해보세요. 꽤나 당황스럽지 않나요? 알림이 비공개가 아니더라도 앱 알림이나 미리알림은 방해가 될 수 있습니다. 그러므로 회의가 시작되기 전에 이를 관리해야 합니다. 제가 보통 하는 일은 모든 알림을 끄는 것입니다.

Windows를 사용하는 경우 설정 앱을 열고 시스템 > 알림으로 이동한 다음 알림 버튼을 끄면 알림을 비활성화할 수 있습니다.

macOS에서 알림을 관리하려면 왼쪽 상단 모서리에 있는 Apple 메뉴를 클릭하고 시스템 환경설정을 엽니다. 다음으로, 알림 탭으로 가서 설정을 조정하세요.

2. 모임 시간을 주의 깊게 확인하고 일찍 참여하세요.

프리랜서로 활동하던 초기에는 시간대 차이를 제대로 이해하지 못해 몇몇 기회를 놓친 적이 있습니다. 의도하지 않은 지각이라 할지라도 늦는 것은 신뢰할 수 없거나 전문성이 없는 사람으로 보일 수 있습니다. 이런 이유로 저는 항상 미팅 시간을 확인하고 시간에 맞춰 도착하도록 노력합니다. 특히 다른 시간대에 사는 사람을 만날 때는 더욱 그렇습니다.

또한 읽기: YouTube에 표시되지 않는 구독 채널 클립을 수정하는 방법

고객에게 회의 시간을 UTC로 설정해 달라고 요청한 후, 이를 내 지역 시간으로 변환합니다. 또한 잊지 않기 위해 알림을 설정했습니다. 미리 녹음된 초대장이 아니라면 일정에 추가하는 것도 도움이 될 수 있습니다. 마지막 순간의 기술적 문제를 준비하고 해결하기 위해 몇 분 일찍 참여하는 것이 좋습니다. 몇 분이라도 더 투자하면 큰 차이가 생깁니다!

1. 카메라에 비친 자신의 모습을 미리 보세요.

우리가 카메라에 어떻게 비춰지는지는 잠재적 고용주, 고객 또는 동료에게 주는 인상에 큰 영향을 미칩니다. 그래서 화상 통화를 하기 전에 몇 가지 사항을 확인합니다. 조명이 너무 밝지 않은지, 카메라 각도가 적절한지, 제가 사진의 중앙에 있는지, 웹캠 렌즈가 깨끗한지 확인합니다.

배경이 너무 지저분하다면 흐리게 처리하거나 대부분 회의 앱에 내장된 배경 필터를 사용합니다. 의자를 조정하든, 머리를 스타일링하든, 통화를 시작하기 전에 잠깐 살펴보면 놀랄 일을 피할 수 있습니다. 대부분의 비디오 앱에서는 참여하기 전에 카메라를 미리 볼 수 있습니다. 항상 잠시 시간을 내어 모습을 확인하세요.

이는 좋은 인상을 남기고 다른 사람들의 시간을 절약하기 위해 제가 회의에 참석하기 전에 취하는 몇 가지 단계입니다. 당신도 그것을 따라야 합니다. 그러면 아무것도 당신을 놀라게 하지 않을 것입니다.

효과적인 회의 준비는 무엇을 말해야 할지 아는 것만이 아니라, 미리 계획하고, 청중을 이해하고, 잠재적인 어려움을 예상하는 것도 포함합니다. 이러한 간단한 단계를 구현하면 회의가 성공할 가능성이 높아지고 모든 사람에게 긍정적인 인상을 남기는 실질적인 결과를 얻을 수 있습니다.