간단한 단계로 새 버전의 Outlook에서 이메일 구성 규칙 설정

효과적인 시간 관리를 위해서는 이메일을 정리하는 것이 필수적입니다. 특히 매일 받는 메시지 수가 늘어나고 있기 때문에 더욱 그렇습니다. 새 버전의 Outlook에서는 메시지를 자동으로 분류하고 라우팅하는 데 도움이 되는 규칙을 만드는 고급 도구를 제공하여 시간을 절약하고 생산성을 향상시킵니다. 이 문서에서는 새로운 Outlook에서 규칙을 설정하는 간단한 단계를 안내하고, 이 기능을 최대한 활용하기 위한 팁을 제공합니다.

요약

• Microsoft의 "새로운" Outlook은 받은 편지함을 정리하기 위한 사용하기 쉬운 규칙을 제공합니다.
• 규칙을 사용하면 특정 기준이나 작업에 따라 이메일을 자동으로 정렬할 수 있습니다.
• "새로운" Outlook 인터페이스에서 규칙을 쉽게 관리, 편집, 업데이트 및 삭제하세요.

Microsoft Outlook은 사용하기 쉽다는 평판이 좋지 않습니다. 하지만 Outlook 웹 버전의 기본 프로그램인 "새로운" 버전은 받은 편지함에 대한 규칙을 설정하는 측면에서 실제로 개선되었습니다.

왜 문법을 사용해야 하나요?

다양한 카테고리에 속하는 중요한 이메일을 많이 받으면 받은 편지함을 정리하기 위해 이메일을 각각 다른 폴더로 분류하는 것이 좋습니다. 하지만 이메일을 많이 받고 이를 수동으로 여러 폴더에 분류한다면 많은 시간이 소모될 것입니다. 그렇기 때문에 Outlook에서 규칙을 설정하면 받은 편지함이 자동으로 정렬되는 데 유용합니다!

새 Outlook에서 규칙을 설정하는 방법

"이전" Outlook에서는 규칙 시스템이 꽤 명확했지만 드롭다운 메뉴와 옵션이 너무 많아서 약간 혼란스러웠습니다. 하지만 "새로운" Outlook의 규칙은 사용하기가 훨씬 쉽고 직관적으로 설정할 수 있습니다. 이 과정은 동일한 방식으로 시작됩니다. 규칙을 만들려는 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다. 모바일 앱을 사용하여 규칙을 설정할 수는 없지만, Outlook의 웹 기반 버전을 사용하여 규칙을 설정할 수 있습니다.

이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 기존 Outlook에서 보는 것과 비슷한 메뉴가 나타납니다(다만, 좀 더 현대적입니다). Outlook에서 새 규칙을 만들려면 규칙 > 규칙 만들기로 이동하거나, 규칙 관리를 클릭하면 규칙 목록에 액세스하여 이미 있는 기존 규칙을 개선할 수 있습니다. 또한, 오른쪽 상단 모서리에 있는 기어처럼 보이는 설정 버튼을 클릭하여 규칙 메뉴를 찾을 수 있습니다.

새로운 규칙을 만드는 것부터 시작해 보겠습니다. 규칙 만들기를 클릭하면 Outlook에서 자동으로 규칙을 설정합니다. 하지만 다른 규칙을 염두에 두고 있거나 세부 사항을 더욱 세분화하려는 경우 클릭할 수 있습니다. “추가 옵션” Outlook 규칙에 대해 사용 가능한 모든 설정을 보려면

규칙을 체계적으로 정리하려면 규칙에 구체적인 제목을 붙이는 것이 좋습니다. 할 것이다 Outlook 이렇게 하면 규칙의 기본 제목이 자동으로 생성되지만 규칙 설정 화면의 상단 상자에서 원하는 제목으로 변경할 수 있습니다.

제목 아래에서 규칙에 대한 매개변수를 지정할 수 있습니다. 여러분은 필요한 작업에 따라 온갖 종류의 규칙을 설정할 수 있습니다. 특정 개인이나 도메인의 모든 이메일을 특정 폴더로 이동하는 규칙을 설정할 수 있습니다. 또는 Outlook에서 특정 작업을 수행하도록 신호를 보내는 특정 키워드를 이메일 제목이나 본문에 설정할 수 있습니다. 드롭다운 메뉴를 스크롤하여 사용자 정의 가능한 모든 옵션을 살펴보세요. 자동화를 더욱 구체적으로 적용하기 위해 하나의 규칙에 여러 조건을 설정할 수 있습니다.

Outlook에서 찾아야 할 내용을 결정한 후에는 해당 기준을 충족하는 이메일을 찾았을 때 Outlook에서 수행할 작업을 설정해야 합니다. 이러한 작업에는 특정 폴더로 이동, 스팸으로 표시, 맨 위에 고정 또는 이메일 삭제 등이 포함됩니다. Outlook에서 무엇을 해야 할지 드롭다운 목록에서 선택하기만 하면 됩니다.

여러 규칙 처리에 대한 참고 사항

기반을 설정한 후에는 그 아래에 두 가지 옵션이 더 있습니다. 첫 번째 옵션은 "더 이상 규칙 처리 중지"입니다. 간단히 말해서, 이는 Outlook에서 이메일에 이 규칙을 실행한 후에는 동일한 이메일에 다른 규칙을 실행하지 않도록 하는 것을 의미합니다. 여러 사용 사례에 적용되지 않는 경험 법칙이 있는 경우, 예를 들어 좋아하는 온라인 스토어의 모든 이메일을 Outlook의 쇼핑 하위 폴더로 보내는 경우처럼 간단하게 처리할 수 있습니다.

그러나 Outlook에서 더 적용 가능한 규칙을 계속 확인하도록 하려는 사용 사례도 있을 수 있습니다. 예를 들어, 첨부 파일이 있는 모든 이메일을 선택하는 규칙과, 원치 않는 도메인의 모든 이메일을 삭제하는 규칙이 있다고 가정해 보겠습니다. 그러면 스팸 도메인으로부터 이메일을 받게 되는데, 그 이메일에는 첨부 파일도 포함되어 있습니다. 원치 않는 첨부 이메일이 제대로 삭제되도록 하려면 Outlook에서 이 두 가지 규칙을 모두 실행해야 합니다. Outlook에서 이메일이 예상한 대로 정렬되지 않는다면, 여러 개의 규칙을 처리하고 있는지, 아니면 Outlook을 중지하도록 설정했는지 확인하세요.

규칙 설정 메뉴 하단의 두 번째 옵션은 "지금 규칙 실행"입니다. 이 옵션을 선택하면 Outlook에서 해당 규칙을 즉시 실행하고, 설정한 매개변수에 해당하는 받은 편지함의 모든 이메일 메시지에 대해 지정된 작업을 수행합니다.

규칙 관리

규칙을 설정하면 언제든지 규칙을 관리, 편집, 업데이트, 삭제할 수 있습니다. 모든 규칙에 접근하려면 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 규칙으로 가서 "규칙 관리"를 선택하세요. 이렇게 하면 모든 규칙이 나열된 규칙 메뉴가 열립니다. 오른쪽 상단 모서리에 있는 설정 기어를 클릭하고 메뉴 아래에서 규칙을 선택하여 동일한 메뉴에 액세스할 수도 있습니다. "우편".

"이전" Outlook에서 규칙을 설정한 적이 있다면 규칙 설정 프로세스 전체가 더 간단하고 쉬워졌다는 것을 느꼈을 것입니다. 사용자 인터페이스와 메뉴는 이제 사용하기 더 쉬워졌으며, 더 우아하고 현대적인 모습을 갖추었습니다. 규칙 옵션도 훨씬 사용하기 편리해졌고, 소프트웨어는 종종 사용자가 만들려고 하는 규칙을 예측하여 대부분의 작업을 대신해 줄 수 있습니다. 저는 일반적으로 소프트웨어의 "새로운" 버전을 출시하는 것을 좋아하지 않지만, Microsoft는 "새로운" Outlook의 규칙을 정말 개선했습니다.